えむえる教室

佐藤厚　　

メーリングリストで印象のよいメールを書くには

　自己紹介のメールを送るとメンバーから歓迎の返信が寄せられます。初めてのメールにいろいろな人からメッセージが送られてくるととても気分がいいのものです。
　メーリングリストで返信したり新しいメッセージを書くときは、相手だけでなく参加している人全員に気持ちよく読んでもらえるメールにするのが大切です。そのメールがまた新しい話題のきっかけになったり、大勢の人からコメントがもらえる発端となりメーリングリストがよりか発になるからです。一人一人がこうしたメールを心がけていくと、読んでいる人も楽しくなりメールを出してみようと意欲がわき、話題の絶えないメーリングリストになっていきます。
　今回はメーリングリストでやりとりするときのメールの書き方や、返信のしかたについてアドバイスします。

人に読んでもらえるメール作りを心がけよう

　メーリングリストでは大勢の人がメールを読んで参加しています。メーリングリストの参加者はメールを書いている人だけではなく、メールを読んでいる人の方が圧倒的に多く、機会を見つけてメッセージを送ろうとしています。読んで興味を引く内容がなければ楽しいメーリングリストになりませんし、メールを書いてみようという気持ちにもなりません。それだけに、メーリングリストにメールを出すときは、「人に読んでもらえる内容」を盛り込むのが大切です。そのためには、「ただ自分がメールを出しておもしろがる」だけの自己満足にしないようにしましょう。
　内容のあるメールといっても、「有力情報」や「専門知識」を盛り込まなければならないと考える必要はありません。たとえば、

「好きな食べ物はハンバーグです。」

と書いたとします。これをもう少し工夫して

「好きな食べ物はハンバーグです。子供の時からハンバーグは大のお気に入りで、ふっくら厚みがあってナイフで切って食べるボリューム感のあるハンバーグが最高です。一番の贅沢は黒ビールを飲みながら食べるときで、渋谷の○○というレストランでのコースは特におすすめです。」

と頭の中に思い描いているものを盛り込むだけで相手に自分が伝えたい情報がたくさん伝わります。イラストで描くとこんな感じです。
話にもボリュームをつけよう！

初対面の人からのメールにはあいさつやお礼の一言を添えよう

　「はじめまして」、「返信ありがとうございます」などささいなあいさつは好感のもてるメールのやりとりをするための潤滑油です。初対面の人同士、最初はどんな人なのかわかりません。でも、ちょっとしたあいさつは相手によい印象を与え、好意的に接する気分を与えます。気持ちのよいコミュニケーションはこうしたささいなきっかけから大きく発展していきます。

個人的な文通にしないように気をつけよう

　メーリングリストで気のあった人に出会うと、ついその人と個人的なやりとりをしがちです。しかし、メーリングリストでは個人的なメールのやりとりは大変嫌われます。
　メーリングリストの仕組みをもう一度振り返ってみましょう。メーリングリストへメールを出せば参加している人全員に行き渡ります。個人的なメールであってもそれは参加者に送られ読まれるのです。特定の人にしか関係ない内容のメールを他の人が読んでも楽しくはありませんし、むしろメールを読む負担だけが残りがっかりしてしまいます。
　メーリングリストでは公開文通のようなメールのやりとりにするのではなく、誰もが途中から話に加われる雰囲気が大切です。大勢の人が話を持ち寄れば思いがけない話題に発展したり、今まで知らなかった新発見に巡り合えたりします。こうした発展ができるのはなんといってもメーリングリストの楽しさです。メーリングリストは文通の場所ではありません。個人的なメールはその相手だけに送る私信で行いましょう。
個人的な会話はMLでは嫌われちゃいます

MLって参加者みんなに投稿したメールが配られるのに、
あんまり一対一の会話になってしまうと他の参加者が困ってしまいます。

親しみのあるメールにするには

　インターネットでのコミュニケーションは文字を使って行われます。つまり、文章表現がすべてです。ここで気をつけなければならないのは、メールでのやりとりは手紙と同じという点をしっかりふまえておきたい点です。電話と同じような会話をそのままメールで書いても相手には何も伝わらないばかりか、読みにくい内容のメールとなり不快感を与えかねません。
　メーリングリストは自分だけが参加しているのではありません。みんなで楽しむためにも次の点を心がけましょう。

あいづちだけのメールにしない

　電話での会話のように単にあいづちを打つだけや、同じ内容を繰り返すだけのメールは読んでいても楽しみがなく、収穫がないだけに疲労感を覚えます。メールは電話やチャットのようなその場で会話をするものではなく、内容を読んでそれをもとに返事を書いてコミュニケーションを深めていきます。「そうだよね」といった一言しか書かれていないメールは誰も好感をもちません。次に話を発展させるワンポイントを盛り込んで返信を書きましょう。

会話言葉ではなく書き言葉で

　メールは新聞記事のように文章で相手に伝えるものです。会話で使うような言葉をそのまま書いても、読みにくいばかりかなれなれしい思いを与え印象を悪くします。メーリングリストへのメールは大勢の人に読んでもらう姿勢が大切です。耳で聞き取るのではなく読んで内容を理解してもらわなければ意味がありません。話し言葉ではなく、書き言葉であくまでも「手紙」を意識してメッセージを書くようにしましょう。

一部の人だけがわかる言葉にしない

　大勢の人が集まるメーリングリストでは年齢層も幅広くなります。もちろん、職業や生活習慣も千差万別です。ふだん何気なく友人どうしで使っている言葉の中には、仲間内だけでしか通じないものがたくさんあります。そうした言葉を平然と使ってわかる人だけしか内容が伝わらないやりとりをしていては、それ以外の人には大変つまらないメールになってしまいます。誰でもコメントできるメールのやりとりにするためにも、誰もがわかるような文章表現を心がけましょう。人と話をするときの幅が広がります。

紳士・淑女として言葉使いは大切に

　メーリングリストは見ず知らずの人同士が集まります。たとえ同じ世代の人でもそこではなしをするときは大勢の人のいる場でしているのと同じです。初対面の人になれなれしい言葉使いをしたり、年輩の人に無礼な態度をとれば周りで見ている人は不愉快になります。お互い紳士、淑女として礼儀正しい言葉使いを忘れずにメールを書くのは大切です。日常生活で恥ずかしくない行動をとるのはインターネットでも同じです。

印象のよいメールほどたくさん返信が寄せられます。自分の書いたメールに返信が来ればうれしさもひときわです。そして、メーリングリスト全体が活気に満ちて楽しくなります。みんなで楽しめるメール作り、ぜひチャレンジしてみてください。

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