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【メールソフト総点検】
メーリングリストに参加するには、メールソフト（メーラー）の設定がちゃんとできているのが大切です。また、メーラーによっては最初からHTML形式と呼ばれる送信形式なっており、これをテキスト形式に変更しなければなりません。メーリングリストに参加する前にメーラーの設定項目を確認してみることにしましょう。
[メーラーの設定はインターネットでの身だしなみ ]
なぜ、メーラーの設定をこんなに意識しなければならないのとふと疑問に思うかもしれません。しかし、これはとても大切なのです。
メーリングリストに参加するのは、面識のない大勢の人とメールを通して関わり合っていくのと同じです。今まで、気心知れた人とメールをやりとりしていたときは、同じパソコンとメーラーを使っていたり、少々の設定ミスがあっても気になりませんでした。しかし、メーリングリストに参加した場合はそうはいきません。使っているパソコンやメーラーはさまざまで、むしろまったく同じという人に巡り合う方がまれです。メーリングリストは、メールを出したら必ず参加者全員に配送されます。もし、メーラーの設定で不備があり、まったく読めないメールや返信がうまくできない設定、あるいは特別な機能がないと読めないメールを大勢の人に送りつけて、参加者に不愉快な思いをさせてしまうのです。そうなれば、せっかく参加したメーリングリストでひんしゅくをかい、印象を悪くしてしまうトラブルを起こします。それゆえ、メーラーの設定は最初のうちに確実にしておかなければなりません。まさに、インターネットでの“身だしなみ”なのです。
それでは、アウトルックエキスプレスを例にチェックしておきたい設定をみていきましょう。
[文字コードはJISに]
電子メールに限らずコンピュータで文字には背番号がつけられています。これを文字コードといいます。日本語の文字コードには何種類かあり、コードの形式が一致しないと「文字化け」といって、せっかくメールを送っても相手には読めません。
電子メールでは、「JIS」という形式の文字コードを使っていますので、メーラで文字コードがJISになっているか確認しておきましょう。アウトルックエキスプレスでは、メニューの「ツール」から「オプション」を選びます。すると、設定項目のダイアログが表れますので、「送信」タグをクリックします。この項目にある「文字設定の割り当て」というボタンをクリックしてください。新しいダイアログが表示され、「標準のエンコード」の項目で、「日本語(JIS)」が選択されているか確認しましょう。設定できたら「ＯＫ」ボタンを押します。ひとつ前のダイアログが先頭に来ます。
[メール送信系は「テキスト」に【必須】]
ここは重要です。特にビギナーの方は注意して読んでください。
以下の設定は出荷時には施されておらず、必ず自分で変更しなければなりません。
アウトルックエキスプレスでは、最初の段階で「HTML形式」という文字の色や大きさを変えたり、画像を盛り込んだメールを送れる形式になっています。しかし、この形式でのメールはHTML形式が対応しているメーラでないと読めず、対応していないのメーラーでは本文の後に目障りの文字の羅列を読ませてしまいます。飾りつけをしないメールでも本文の後ろに装飾用のコードが記載され、望みもしないサイズの大きなメールを送りつけてしまうのです。
以下のページに実物があります。
▽「電子メールとワープロ文書ここが違う」（メーリングリストビギナーズコ ラム）
http://www.kt.rim.or.jp/~atsato/beginer/part3/document.html
メーリングリストでは、参加者のメーラーは多岐にわたるので、特殊な機能を使わないようにしており、HTMLメールもそのひとつとして扱われています。かならず、大きさの同じ単なる文字だけの「テキスト」形式に変更しておくのが大事なエチケットです。
繰り返しになりますが、必ずご自身で変更しなければなりません。買ったときの状態なら自分でか得なくて大丈夫というものではないので注意してください。一度も変更した覚えのない人は、全員対象者です。
変更方法ですが、さきほどの状態で下にある「メール送信の形式」を見てください。ここで、「HTML形式」にチェックがついていたら「テキスト形式」に変更します。そして、「ＯＫ」ボタンをクリックすれば設定は完了です。
これから電子メールを利用していく上で大事な設定なので、必ず変更しておきましょう。
メールアドレスの記入をチェック
メールアドレスの記入不備もチェックしておきましょう。メールアドレスを間違えているとメーリングリストにメールを出しても受け付けてくれません。また、誰かにメールを出して相手から返事のメールが来ても、自分に届かないことがあります。「ツール」メニュー「アカウント」以下の点に注意して各項目を確認してください。
- 自分のメールアドレスにスペルミスをしていないか。
- メールアドレスは必ず半角文字（abcや123といった文字）で書いているか？特に@やピリオドに注意
- POPサーバー名、SMTPサーバー名がプロバイダのマニュアル通りに記入している か。
そして、もうひとつワンポイントアドバイス
- メールアドレスが返信用と同じ場合、返信先の記入はしない。
これは、「おまじない」と思ってください。ごくまれに、返信先を記入するとメーリングリスでのメールのやり取りで返信先がメールを送ってきた人宛になってしまう症状があります。ふつう、プロバイダからもらったメールアドレスがそのまま返信先となりますので、返信先は記入せず空白にしておきましょう。
メーリングリストでは、たくさんの人と楽しいコミュニケーションをしていきます。お互い気持ちよくメールのやり取りができるよう、ひとりひとりがメーラーの設定を確実にしておくのが大切です。決してむずかしいものではありませんから、面倒がらずに早めにしておきましょう。
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